企业之间签订合同一般都有一个谈判的过程，不太会发生象普通消费者一样，到了饭馆看了菜单就点菜的情况。谈判过程有简有繁，但都有这个过程。
一个企业日常项目的谈判，由业务部门承担。比如房地产企业销售谈判由营销部承担，工程建设方面的谈判由工程部负责，工业品生产企业的采购谈判由采购部承担，产品销售方面的谈判由销售部承担。非日常项目的谈判，比如房地产企业采购办公设备的合同，则由企业负责人另行指定。谈判机构相对固定的好处在于，谈判人员更容易熟悉相关法律和谈判技巧。
一、谈判准备阶段
1. 谈判机构应当收集对方基本资信情况
主要通过调查对方在工商行政管理局登记备案的资料来进行，这些信息应当包括：对方的名称、法定代表人姓名、法定代表人签名及印鉴备案情况、企业印鉴备案情况、股东组成情况、注册资金情况，年检情况、资产情况、债权债务情况、企业资质。还可以要求对方提供其营业执照副本原件、企业信用登记证书等可以证明其资信情况的证件。重大项目资信收集，还应当作一些适当的社会调查。
2. 设计谈判预案
将对方在谈判中开出的条件尽量考虑全面，然后设计最高条件和最低限度，也就是答应对方条件的上限和下限。设计的谈判预案是正式谈判中必须遵守的基本条件。
二、正式谈判阶段
应当主动向对方出示能够证明自己资信情况的上述证件，一则让对方了解自己，另外也通过这种方法促使对方主动出示，避免因单方索要而产生尴尬和不愉快。重大项目的谈判，必须核实的对方企业基本情况包括：
1. 对方企业的规范名称。名称应当以工商登记注册的名称（即营业执照上登记的名称）为准，如果对方所使用的企业印章与营业执照上记载的规范名称不一致，多一个字少一个字，都有可能发生李逵和李鬼之别，谈判人员应当指出并拒绝承认该印章，除非其在工商管理机关登记备案的也是这枚印章。以防止在纠纷产生时发生告状张冠李戴或没人“认账”的情况。
2. 法定代表人。法定代表人应当以营业执照上登记的姓名为准，不能轻信对方提供的其他证明，如名片。如果法定代表人亲自参加谈判，应当验明其身份证。
3. 代理人。如果法定代表人委托他人参加谈判，应当出示法定代表人签名和加盖企业印章的委托书，谈判人员应当审核对方身份证以核实其是否确系委托书上载明的受委托人（代理人）。委托书上的委托权限应当包含谈判内容，委托期限应当包含谈判时间在内。要做到四怀疑：怀疑名片、怀疑复印件（含传真件）、怀疑介绍信、怀疑熟人。
[特别提示] 未经请示的个人意见不得在谈判桌前发表
不得因谈判事项超出谈判预案，谈判人员先擅自表态，让对方认为这个就是公司意见，然后再请示，再以个人意见领导不同意为由，推翻原先表态。“合同未订，责任先行。”
谈判阶段，是订立合同的准备阶段，有些人认为，订了合同又不履行合同要承担责任，这是天经地义的，但是合同既然还没有订，仅仅是谈判，哪来的什么责任？其实不是这样的。如果一方在谈判中不诚实、不守信，因而造成对方损失，也是要承担赔偿责任的，这个责任在法律上叫缔约过失责任。请记住这个名词：缔约过失。有这样一个例子：A了解到B要转让一家餐馆给C，他不想看到这样的情况，因为C是他的强劲对手。于是A与B进行长时间谈判，以拖延时间。当C买了另一家餐馆后，A突然停止谈判。B错失机会，只有以很低的价格将餐馆转让给别人。根据合同法的规定，A就必须因为这个恶意谈判行为承担赔偿责任。这种情况并不多见，但说明了在谈判中诚实信用的重要性，这种情况都要赔偿，那在谈判中欺诈对手导致合同不能订立，或泄露在谈判中了解到的对方商业秘密，则更加必须赔偿。
因此，在谈判中的确有新情况出现、同时谈判预案没有涉及的情况下，谈判人员只能非常谨慎地表示“对此，我只能发表个人意见，不代表公司，公司意见我们将在下次跟您沟通”。
反过来说，对方如果有违反诚实信用原则的行为，导致你方遭受损失的，你就可以运用前面讲的“缔约过失责任”为依据去制裁对方，不可放弃权利。因此，在谈判中，对方向自己提供的有关企业介绍、产品介绍、项目介绍等资料，凡是可能对正式签订合同产生影响的文件，应当要求对方在文件上签名或盖章。
综上，在谈判开始时，我们要了解对方的资信情况，填写资信调查表（见表3-2），尽可能让对方在资信调查表上签字盖章确认；谈判过程中，把谈判经过形成书面文件如谈判纪要，让对方签字盖章；谈判成功后，要把谈判成果以书面形式记录下来，双方签字确认。还可以通过录音来记录谈判过程。之所以要这样做，一则备忘，二则，万一受欺诈后，有追究对方的依据。
当然，一些非重大合同的谈判的过程，企业也可以视情况适当简化程序，但还是应当尽量完备。
